Wenn Ihre Software nicht mehr zu Ihrem Geschäft passt: Zeit für eine eigene Lösung
Für Unternehmen, deren Standardsoftware nicht mehr zu ihren Abläufen und Anforderungen passt – und die deshalb mit Workarounds, Excel-Listen und Kompromissen arbeiten. Wir ersetzen sie Schritt für Schritt durch eine eigene Lösung: mit vollständiger Datenübernahme, ohne Big Bang und ohne dass eingespielte Abläufe verloren gehen. Ob sich der Wechsel für Sie rechnet, berechnen wir vorher – einschließlich des Aufwands für die Umstellung.
Keine Lizenzkosten pro Nutzer und MonatVolle Datenhoheit im eigenen HausSoftware folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrtSchrittweise Ablösung im laufenden Betrieb16 Jahre Erfahrung, über 75 Kunden, mehr als 327 ProjekteKeine Lizenzkosten pro Nutzer und MonatVolle Datenhoheit im eigenen HausSoftware folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrtSchrittweise Ablösung im laufenden Betrieb16 Jahre Erfahrung, über 75 Kunden, mehr als 327 ProjekteKeine Lizenzkosten pro Nutzer und MonatVolle Datenhoheit im eigenen HausSoftware folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrtSchrittweise Ablösung im laufenden Betrieb16 Jahre Erfahrung, über 75 Kunden, mehr als 327 ProjekteKeine Lizenzkosten pro Nutzer und MonatVolle Datenhoheit im eigenen HausSoftware folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrtSchrittweise Ablösung im laufenden Betrieb16 Jahre Erfahrung, über 75 Kunden, mehr als 327 ProjekteKeine Lizenzkosten pro Nutzer und MonatVolle Datenhoheit im eigenen HausSoftware folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrtSchrittweise Ablösung im laufenden Betrieb16 Jahre Erfahrung, über 75 Kunden, mehr als 327 ProjekteKeine Lizenzkosten pro Nutzer und MonatVolle Datenhoheit im eigenen HausSoftware folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrtSchrittweise Ablösung im laufenden Betrieb16 Jahre Erfahrung, über 75 Kunden, mehr als 327 ProjekteDie Software passt nie ganz – aber die Rechnung kommt jedes Jahr
Standardsoftware ist ein guter Start: schnell eingeführt, sofort nutzbar. Zum Problem wird sie, wenn das Unternehmen um ihre Grenzen herum arbeitet – mit Workarounds, Excel-Listen und Kompromissen, die sich niemand ausgesucht hat. Vier Warnsignale, die wir in fast jeder Ersteinschätzung hören:
KI macht den Nachbau von Standardsoftware plötzlich wirtschaftlich
Software zu entwickeln war lange teuer und langsam – Standardsoftware zu mieten die einzig realistische Option. KI-gestützte Entwicklung hat diese Rechnung gedreht: Was SaaS-Plattformen können, lässt sich heute in einem Bruchteil der Zeit nachbauen. Deshalb beschäftigt das Thema gerade so viele Unternehmen:
Standardsoftware (SaaS)
Eigenentwicklung
KI liefert das Tempo – Experten liefern die Betriebsreife
Vibe-Coding-Tools liefern in Stunden beeindruckende Demos. Was sie nicht liefern, ist die Betriebsreife: Datenschutz, Sicherheit, Performance und Wartbarkeit.
Dafür braucht es Software-Experten, die KI als Werkzeug einsetzen – nicht als Ersatz.
Genau das ist unser Ansatz: die Geschwindigkeit von KI, kombiniert mit 16 Jahren Software-Handwerk. Wie das konkret abläuft, sehen Sie im nächsten Schritt.
So ersetzen wir Ihre Standardsoftware
– ohne Risiko und ohne Stillstand
Unsere Experten überführen Standardsoftware in passgenaue eigene Lösungen – schrittweise, planbar und ohne Betriebsunterbrechung. Für den Mittelstand, der keine Experimente sucht, sondern eine belastbare Rechnung: Was heute pro Nutzer und Monat kostet, gehört morgen Ihnen – inklusive Daten, Prozessen und Weiterentwicklung. Mit einem Partner, der auch Ihre betriebswirtschaftlichen Ziele versteht, nicht nur die Technik.
Erst rechnen, dann entscheiden
Wir schauen uns an, was Ihre Standardsoftware wirklich leistet – und was sie wirklich kostet: Welche Funktionen nutzt Ihr Team? Wo entstehen Workarounds? Was summieren sich Lizenzen, Schnittstellen und Kompromisse über fünf Jahre? Daraus entstehen eine dokumentierte Prozess- und Nutzungsanalyse, ein belastbarer Kostenvergleich und eine klare Empfehlung – auch, wenn sie „beim SaaS bleiben“ lautet.
Passgenau statt 80-Prozent-Kompromiss
Wir entwerfen die neue Lösung entlang Ihrer tatsächlichen Abläufe – nicht entlang eines Funktionskatalogs. Sie sehen früh einen interaktiven Klick-Prototyp, die Datenübernahme aus dem SaaS wird geplant, Schnittstellen zu Drittsystemen werden definiert. Am Ende steht der Umsetzungsplan mit Detailkalkulation als agiler Festpreisvertrag.
Ablösen im laufenden Betrieb
Wir setzen um, während Ihr Team mit der Standardsoftware weiterarbeitet: agile 2-Wochen-Sprints, erste Module nach wenigen Wochen produktiv. Jede Stufe wird getestet, migrierte Daten werden validiert – und der SaaS-Vertrag wird erst gekündigt, wenn sich die eigene Lösung bewährt hat. Danach entwickeln wir weiter, damit die Lösung mit Ihrem Unternehmen Schritt hält.
Sechs Effekte, die Sie
im Alltag sofort spüren
Eine Ablösung ist kein Selbstzweck. Sie zahlt sich dort aus, wo die Standardsoftware heute bremst: bei Kosten, Prozessen, Daten – und bei der Frage, was Ihr Unternehmen als Nächstes vorhat.
Gute Nachricht: Der Staat zahlt bis zu 80 % mit
Für mittelständische Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern sind bis zu 80 % auf bestimmte Beratungs- und Auditleistungen aktuell förderfähig – etwa über das Programm INQA. Welches Programm in Ihrem Fall greift, auch wenn Ihr Unternehmen größer ist, klären wir in der Ersteinschätzung.
Eigene Projektsoftware für ein Ingenieurbüro: berechneter Nutzen zwischen 80.602 und 155.834 Euro pro Jahr
Ein Ingenieurbüro für kommunale Energie-Infrastrukturprojekte steuert seine Projekte seit Jahren mit einer gemieteten Projektsoftware. Sie ist in die Jahre gekommen und entspricht nicht mehr den Anforderungen der Geschäftsführung, vor allem bei der Steuerung laufender Projekte. Der größte Verlust entstand an einer Stelle, die in keiner Auswertung auftauchte: Nachträge wurden zu spät angemeldet, weil niemand rechtzeitig sah, dass der Leistungsumfang gewachsen war.
Vor der Entscheidung haben wir gemeinsam mit der Geschäftsführung den erwarteten Nutzen einer eigenen Lösung berechnet, ausschließlich aus Werten, die das Unternehmen selbst genannt hat.
Bis zum vollständigen kaufmännischen Kern amortisiert sich die Investition danach im mittleren Fall nach rund 15 Monaten. Die wegfallenden Lizenzkosten sind darin bewusst nicht enthalten.
Die neue Software ist so konzipiert, dass sie automatisch meldet, sobald die Kosten eines Projekts vom vereinbarten Rahmen abweichen. Sie wird derzeit entwickelt; der erste produktive Einsatz ist für das zweite Quartal 2027 geplant.
- konservativ80.602 Euro pro Jahr
- mittel127.084 Euro pro Jahr
- optimistisch155.834 Euro pro Jahr
Ein transparenter Prozess von der Ersteinschätzung bis zur Kündigung des SaaS-Vertrags
Sie müssen dafür weder Prozessdokumentation noch Pflichtenheft mitbringen. Wir starten mit dem, was da ist – und machen jeden Schritt nachvollziehbar, bevor Sie sich festlegen.
Ersteinschätzung & Kurzanalyse
Sie beschreiben uns Software, Kosten und Schmerzpunkte. Wir geben eine ehrliche Ersteinschätzung: Rechnet sich eine Ablösung in Ihrem Fall – und was würde sie ungefähr bedeuten?
Analyse & Empfehlung
Wir erheben, was tatsächlich genutzt wird und was der Weiterbetrieb kostet, und zeigen Ihnen, welcher Weg sinnvoll ist. Sie entscheiden auf Basis von Zahlen über eine Zusammenarbeit – auch ein „beim SaaS bleiben“ ist ein valides Ergebnis.
Ablösung im laufenden Betrieb
Wir setzen schrittweise um: Standardsoftware und eigene Lösung laufen parallel, erste Module sind nach wenigen Wochen produktiv, die Datenübernahme wird getestet und validiert – ohne Big Bang und ohne Stillstand.
Kündigen & weiterentwickeln
Der SaaS-Vertrag wird erst gekündigt, wenn sich die eigene Lösung im Echtbetrieb bewährt hat. Danach halten wir Technik und Dokumentation aktuell und entwickeln weiter – im Takt Ihres Unternehmens, nicht einer fremden Roadmap.
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Hier finden Sie Antworten auf die Themen, die uns Entscheider im Mittelstand vor einer SaaS-Ablösung am häufigsten stellen.
Das hängt von Nutzerzahl, Laufzeit und Anpassungsbedarf ab – deshalb beginnt jedes Projekt mit einem Kostenvergleich über mehrere Jahre: Lizenz-, Schnittstellen- und Workaround-Kosten gegen Investition, Umstellungsaufwand und Betrieb der eigenen Lösung. Häufig liegt der Break-even nach wenigen Jahren. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sagen wir das auch.
In fast allen Fällen ja – über Exportfunktionen, Schnittstellen oder strukturierte Auszüge. Wir prüfen die Datenlage in der Analyse, planen Bereinigung und Übernahme und validieren die Migration, bevor umgestellt wird. Auf EU-Ebene stärkt zudem der Data Act Ihren Anspruch auf Ihre eigenen Daten.
Die Analyse erfasst vorab, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden – die eigene Lösung baut genau diese nach und ergänzt, was bislang fehlte. Sollte im Betrieb doch etwas auftauchen, wird es nachentwickelt: Anders als beim SaaS-Anbieter entscheidet niemand außer Ihnen, ob ein Feature kommt.
Nein. Alt und Neu laufen parallel: Funktionen werden schrittweise umgestellt und in jeder Stufe getestet. Der SaaS-Vertrag wird erst gekündigt, wenn sich die eigene Lösung im Echtbetrieb bewährt hat – Kündigungsfristen planen wir von Anfang an mit ein.
Die Ersteinschätzung ist kostenfrei, die Analyse ist Festpreis – den konkreten Rahmen nennen wir in der Ersteinschätzung, weil er von Umfang und Datenlage abhängt. Die Umsetzung beziffern wir nach dem Konzept als agilen Festpreis. Zum Vergleich gehört immer auch: Was kosten die Lizenzen über die nächsten fünf Jahre?
Mit jedem Vertragsjahr wächst nur die Rechnung
– nicht der Nutzen.
Jedes Vertragsjahr macht den Wechsel schwerer: Die Datenmenge beim Anbieter wächst, Workarounds verfestigen sich, die Lizenzrechnung steigt. In der kostenfreien Ersteinschätzung bekommen Sie eine ehrliche Einschätzung, ob sich eine Ablösung für Sie rechnet – und was der Weiterbetrieb der Standardsoftware Sie wirklich kostet.
Ersteinschätzung vereinbaren
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